Chức năng - Nhiệm vụ Văn phòng trường

1. Chức năng

Văn phòng Trường là đơn vị thuộc Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh có chức năng tham mưu cho Ban Giám hiệu trong công tác hành chính, pháp chế; dữ liệu, báo cáo; quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận; kế hoạch, sự kiện; thi đua, khen thưởng của Trường và các tập thể, cá nhân trong Trường.

2. Nhiệm vụ 

2.1. Công tác hành chính, pháp chế
a) Văn thư, lưu trữ

• Bảo quản và sử dụng các con dấu (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ và chứng thư số) của Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh (gọi tắt là Trường) theo đúng quy định của pháp luật, quy định của Trường về quản lý và sử dụng con dấu.
• Theo dõi văn bản đến và hỗ trợ gửi văn bản đi trên Hệ thống Quản lý hành chính điện tử (E-office) của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Thực hiện rà soát, góp ý điều chỉnh thể thức và trình ký các văn bản thuộc thẩm quyền phê duyệt của Ban Giám hiệu.
• Quản lý văn bản đến, văn bản đi theo đúng quy trình và quy định.
• Đầu mối tiếp nhận điện thoại đến Trường.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến dịch vụ bưu chính.

Công tác lưu trữ:

• Quản lý Hệ thống lưu trữ văn bản. 

• Hệ thống hóa văn bản đi - đến.

• Số hóa và lưu trữ hồ sơ các đề án liên quan đến công tác đào tạo của Trường (mở ngành, liên kết đào tạo với nước ngoài, hợp tác đào tạo).
• ​Thực hiện rà soát và cung cấp thông tin văn bản được lưu trữ của Trường.

​b) Hành chính tổng hợp

• Thư ký các cuộc họp giao ban hàng tháng.

• Quản lý Trang văn bản nội bộ của Trường (https://erp1.hutech.edu.vn).

• Thu thập, tổng hợp báo cáo, kế hoạch nội bộ của Trường.

• Quản lý việc thực hiện các đề án liên quan đến công tác đào tạo của Trường.

• Thực hiện các thủ tục, hồ sơ đăng ký nhân sự tham gia tập huấn, hội nghị, hội thảo… ngoài Trường.

• Cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi đường theo đề xuất.

• Hướng dẫn thực hiện rà soát và góp ý điều chỉnh nội dung các văn bản trình ký (ngoại trừ: hợp đồng, thỏa thuận hợp tác, các biên bản đính kèm với hợp đồng và một số văn bản có liên quan đến tài chính).

• Tiếp nhận, phân phối, giải quyết các nội dung góp ý trong và ngoài Trường, quản lý các tài khoản: email hutech@hutech.edu.vn, Trang liên hệ góp ý HUTECH (trên website).

c) Pháp chế

• Theo dõi và cập nhật văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) trên cổng thông tin của Bộ Giáo dục và Đào tạo và trang văn bản của Chính phủ.

• Thực hiện phổ biến văn bản QPPL trên website của Văn phòng Trường.

• Thường xuyên rà soát hệ thống văn bản quy phạm nội bộ của Trường.

• Thực hiện xây dựng/góp ý xây dựng các văn bản quy phạm nội bộ.

• Lập kế hoạch, thông báo và báo cáo công tác pháp chế.

2.2. Công tác dữ liệu, báo cáo

a) Quản lý dữ liệu:

• Quản lý các tài khoản nghiệp vụ do các cơ quan có thẩm quyền cấp cho Trường liên quan đến hoạt động quản lý, thống kê và xác định chỉ tiêu.

• Chủ trì việc thực hiện cập nhật dữ liệu trên hệ thống báo cáo của Bộ Giáo dục và Đào tạo/Cơ quan khác.

• Quản lý các cơ sở dữ liệu công khai của Trường theo đúng quy định.

• Phối hợp cung cấp các dữ liệu phục vụ công tác đảm bảo chất lượng, đánh giá, xếp hạng… của Trường.

b) Công tác báo cáo ngoài:

• Tiếp nhận thông tin và phối hợp với các đơn vị trong Trường thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất theo yêu cầu từ các cơ quan quản lý, tổ chức ngoài Trường.

• Thực hiện báo cáo và các hồ sơ liên quan đến Viện Công nghệ cao HUTECH, Trung tâm Đào tạo Nhân lực Chất lượng cao HUTECH.

• Thực hiện các báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

2.3. Công tác quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

• Quản lý kho phôi văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận; sổ xuất nhập kho.

• Theo dõi, rà soát và thống kê số lượng, tình trạng phôi và đề xuất in phôi.

• Tiếp nhận phôi và kiểm tra số lượng, chủng loại phôi theo đề xuất đã được phê duyệt, thực hiện dán tem đối với phôi văn bằng tốt nghiệp và tiến hành nhập kho phôi.

• Tiếp nhận thông tin đề nghị xuất phôi, kiểm tra số lượng phôi và thực hiện xuất phôi theo quy trình.

• Tiếp nhận văn bằng/chứng chỉ/chứng nhận đã in, kiểm tra số lượng và đối chiếu thông tin đảm bảo tính chính xác, đầy đủ trước khi trình Ban Giám hiệu.

• Thực hiện các công tác huỷ phôi văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận theo đúng quy trình.

• Phối hợp với các đơn vị thực hiện xác minh các trường hợp văn bằng, chứng chỉ đặc biệt (lâu năm/có liên quan đến nhiều đơn vị).

2.4. Công tác kế hoạch, sự kiện

• Tiếp nhận đăng ký, cập nhật, theo dõi lịch công tác tuần và việc thực hiện lịch công tác.

• Điều phối, bố trí phòng họp phục vụ Hội đồng Trường, Ban Giám hiệu và các đơn vị.

• Phân công nhân sự phục vụ khu hiệu bộ.

• Lập kế hoạch và chủ trì các sự kiện cấp Trường.

• Phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, sự kiện các đơn vị.

• Đảm bảo an toàn, điều phối trong các ngày lễ, hội họp, các buổi đón tiếp chuyên gia, khách nước ngoài, cán bộ cao cấp đến thăm Trường.

2.5. Công tác thi đua, khen thưởng

• Là thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Trường.

• Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong Trường.

• Hỗ trợ các đơn vị, cá nhân hoàn thiện hồ sơ đề xuất khen thưởng các cấp.

• Thực hiện hồ sơ, thủ tục liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng của Trường trình các cấp.

• Phối hợp với các đơn vị trong công tác khen thưởng người học.

2.6. Công tác khác

• Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện quản lý hồ sơ của Ban Chỉ huy quân sự, Ban Phòng chống Cháy nổ và tổ chức/phối hợp tổ chức các hoạt động của Ban Chỉ huy quân sự, Ban Phòng chống Cháy nổ.

• Hỗ trợ các đơn vị ngoài Trường trong việc thu thập tài liệu, chứng cứ và phối hợp công tác điều tra đối với những hành vi trái với quy định của pháp luật có liên quan đến Trường.

• Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và thường xuyên với chính quyền, cơ quan Công an địa phương nhằm phối hợp thực hiện tốt công tác bảo vệ an ninh trật tự trong khu vực.

• Thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Ban Giám hiệu./.