Chức năng - Nhiệm vụ
- 17/12/2021
1. Chức năng
Văn phòng Trường là đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong các công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự, pháp chế, lao động - tiền lương, thi đua khen thưởng, kế hoạch, hoạt động sự kiện, đảm bảo an ninh trật tự, thanh tra và đảm bảo chất lượng.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác Thư ký Ban Giám hiệu
- Xây dựng các dự án phát triển.
- Quản lý hồ sơ Hội đồng trường.
- Xây dựng Quy chế, Quy định hằng năm.
- Tiếp nhận, xử lý và trình ký Ban Giám hiệu về các hoạt động Nhà trường.
- Theo dõi định mức vật tư tiêu hao học phần; Mua sắm trang thiết bị, vật tư.
- Chủ trì việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong Trường.
2.2. Công tác Hành chính
- Tổ chức, quản lý thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo qui định.
- Lập các báo cáo định kỳ, đột xuất, sơ kết, tổng kết liên quan đến hoạt động trong và ngoài Trường.
- Công tác thực hiện hồ sơ các dự án, đề án của Nhà trường.
- Các thủ tục pháp lý hợp tác quốc tế, quản lý lao động nước ngoài.
- Tiếp nhận các nội dung góp ý, đơn thư của sinh viên và phụ huynh.
- Công tác pháp chế.
2.3. Công tác Pháp chế
- Chủ trì, phối hợp với các bộ phận, đơn vị liên quan tư vấn, giúp Hội đồng Trường, Hiệu trưởng về những vấn đề pháp lý của Trường; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của nhà trường, đơn vị; của Cán bộ - Giảng viên - Nhân viên (CB-GV-NV) và người học.
- Giúp Hội đồng Trường, Hiệu trưởng chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với văn bản do các đơn vị trong Trường soạn thảo trước khi trình Hội đồng Trường, Ban Giám hiệu ký ban hành.
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật; nội quy, quy chế của Trường đến CB-GV-NV và người học.
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao ý thức pháp luật trong Nhà trường.
- Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Hội đồng Trường, Ban Giám hiệu theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, quy trình, hướng dẫn của Trường và các đơn vị.
- Kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả và xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế - quy định của Nhà trường.
- Báo cáo tình hình thực hiện công tác pháp chế với lãnh đạo Văn phòng Trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng Trường và cơ quan quản lý giáo dục.
2.4. Công tác Nhân sự - Thù lao
- Quản lý nhân sự toàn trường.
- Quy hoạch và định hướng xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cho Nhà trường.
- Nghiên cứu, đề xuất việc xây dựng đội ngũ Cán bộ - Giảng viên - Nhân viên phù hợp với tình hình phát triển của Trường theo từng giai đoạn. Đề xuất, xây dựng kế hoạch tuyển dụng và bố trí đội ngũ CB-GV-NV, bổ nhiệm cán bộ, điều chuyển công tác cho phù hợp với từng thời điểm.
- Xác định các tiêu chuẩn, định mức lao động cho các vị trí, chức danh công tác trong toàn Trường,… Đảm bảo tính hợp lý, công bằng về năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với CB-GV-NV: đào tạo bồi dưỡng, chuyên môn, nghiệp vụ, thi chuyển ngạch, nâng ngạch công chức; nâng bậc lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…
- Là thường trực Hội đồng tuyển dụng, xét lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, kỷ luật CB-GV-NV.
2.5. Công tác Kế hoạch - Sự kiện
- Lên kế hoạch các hoạt động của Trường diễn ra trong năm học, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch của Trường.
- Bố trí sắp xếp các lịch làm việc Nhà trường.
- Chủ trì tổ chức các Lễ, sự kiện cấp Trường, hỗ trợ các đơn vị tổ chức sự kiện cấp đơn vị.
- Đảm bảo an toàn, điều phối trong các ngày lễ, các cuộc hội họp, các buổi đón tiếp chuyên gia, khách nước ngoài, cán bộ cao cấp đến thăm Trường.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng các quy chế về an toàn phòng chống cháy nổ, xây dựng nếp sống văn minh, ý thức tổ chức kỷ luật, bảo vệ tài sản,…
- Tổ chức Ban chỉ huy quân sự Trường.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ an ninh đối với các cơ quan hữu quan theo quy định.
2.6. Công tác Thanh tra
- Giám sát, kiểm tra việc thực hiện quy chế, quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo, của Trường.
- Giám sát việc thực hiện kế hoạch, tiến độ giảng dạy, hồ sơ giảng dạy của giảng viên thuộc các chương trình đào tạo trong nước và quốc tế.
- Kiểm tra, giám sát công tác giảng dạy của giảng viên như: vắng, bù giờ dạy; đi trễ, về sớm; vắng dạy không báo,... và báo cáo hàng tháng bằng văn bản trình Ban Giám hiệu xem xét.
- Thanh tra, kiểm tra: hồ sơ tuyển sinh Đại học - Cao đẳng; công tác lưu trữ hồ sơ sinh viên; công tác tổ chức đào tạo theo quy chế, quy định.
- Thanh tra, kiểm tra công tác: tổ chức thi, chấm thi và công bố kết quả, xét tốt nghiệp Đại học - Cao đẳng và cấp phát văn bằng chứng chỉ.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng trong Trường về công tác an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường, tiết kiệm điện nước, bảo quản cơ sở vật chất, nội quy lao động trong Trường.
- Kiểm tra các điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo chất lượng đào tạo như: phòng học, phòng thực hành, thí nghiệm, vật tư, trang thiết bị phục vụ dạy và học,...
- Thực hiện công tác tổng hợp thống kê, báo cáo theo yêu cầu đột xuất của Hiệu trưởng.
- Kiến nghị Hiệu trưởng giải quyết những vấn đề về công tác thanh tra.
2.7. Công tác Đảm bảo chất lượng
2.7.1. Công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO:9001
- Kiểm soát, cập nhật và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc lập Mục tiêu chất lượng (MTCL) và Kế hoạch thực hiện MTCL năm học, đồng thời theo dõi việc thực hiện MTCL của Trường và của các đơn vị.
- Lập kế hoạch và triển khai việc đánh giá nội bộ các đơn vị. Mời Trung tâm Chứng nhận Phù hợp (QUACERT) về đánh giá ngoài để công nhận cơ sở đạt chuẩn đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 theo phiên bản hiện hành.
- Chủ trì tổ chức kiểm tra, đánh giá việc khắc phục để giảm thiểu các việc không phù hợp lặp lại, phòng ngừa các việc không phù hợp có thể phát sinh mới.
- Định kỳ báo cáo cho lãnh đạo Trường kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và đề xuất các biện pháp cải tiến.
- Kiểm soát, cập nhật các quy trình, biểu mẫu đã được phê duyệt, phân phối tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng. Biên soạn, sửa đổi các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng khi có yêu cầu của Lãnh đạo Trường.
2.7.2. Công tác khảo sát, đánh giá chất lượng giáo dục trong nội bộ trường
- Theo dõi, cập nhật các tiêu chuẩn chất lượng và kiểm định chất lượng trong lĩnh vực giáo dục.
- Nghiên cứu, lập kế hoạch triển khai việc áp dụng các tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục cho hoạt động đào tạo của Trường.
- Hỗ trợ các đơn vị triển khai các hoạt động đánh giá và kiểm định chất lượng giáo dục theo kế hoạch của Nhà trường.
- Triển khai công tác tự đánh giá hằng năm và các hoạt động trong quy trình kiểm định chất lượng giáo dục.
- Kiểm tra việc thu thập, lưu trữ và cập nhật thông tin và minh chứng của Trường và của các đơn vị theo các tiêu chuẩn đánh giá.
- Đề ra các giải pháp cải tiến chất lượng dựa trên kết quả tự đánh giá và đánh giá ngoài.
- Thực hiện khảo sát ý kiến của các bên liên quan (giảng viên, nhà tuyển dụng, cựu sinh viên, sinh viên đang học ở Trường) về chất lượng giáo dục của Nhà trường; xử lý, phân tích dữ liệu thu được gửi về các đơn vị liên quan; theo dõi việc sử dụng các kết quả khảo sát cho việc cải tiến của các đơn vị.
- Lập kế hoạch và tổ chức tự đánh giá chất lượng giáo dục Nhà trường theo bộ tiêu chuẩn của BGDĐT.
- Đăng ký kiểm định chất lượng Nhà trường theo tiêu chuẩn của BGDĐT.
- Nghiên cứu, cập nhật hệ thống tiêu chuẩn đánh giá các chương trình đào tạo của quốc tế và của BGDĐT; đề xuất việc lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá.
- Chuẩn bị các điều kiện để đăng ký kiểm định chương trình đào tạo theo các chuẩn quốc tế.
- Tổ chức các hoạt động đánh giá nội bộ chương trình đào tạo theo các chuẩn quốc tế và của BGDĐT.