Chức năng, Nhiệm vụ

1. Chức năng

Phòng Tổ Chức - Hành chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác hành chính, văn thư, lễ tân; công tác tổng hợp; công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự, pháp chế và lao động - tiền lương, công tác bảo vệ an ninh – trật tự của Trường.

2. Nhiệm vụ

a) Công tác Hành chính –Tổng hợp

- Tổ chức, quản lý, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác hành chánh, văn thư, lưu trữ theo qui định.

- Tiếp nhận, phân loại các thông tin đến và đi, xử lý sơ bộ, trình các cấp có thẩm quyền xử lý thông tin và văn bản nhanh chóng, kịp thời. Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản của tất cả các đơn vị trong toàn Trường trước khi trình lãnh đạo ký và ban hành.

- Quản lý chặt chẽ, an toàn các con dấu, hồ sơ lưu trữ, tổng đài điện thoại, máy fax theo qui định.

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, điều phối phòng họp; tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo Trường;

- Lập lịch công tác tuần, tổng hợp thông tin hoạt động toàn Trường hàng tháng. Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, học kỳ, năm học. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch của Trường.

- Lập các báo cáo định kỳ, đột xuất, sơ kết, tổng kết liên quan đến hoạt động của toàn Trường.

- Là thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Trường. Tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng; theo dõi, đề xuất việc thi đua khen thưởng trong toàn Trường, chuẩn bị hồ sơ, thủ tục liên quan về thi đua khen thưởng trình cấp trên.

- Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và giấy xác nhận cho CB-GV-NV Trường; xác nhận hồ sơ lý lịch cho CB-GV-NV Trường.

- Kiểm tra, đóng dấu sao y các văn bản, chứng chỉ, văn bằng do Trường ban hành theo qui định của Bộ Giáo dục & Đào tạo và của Nhà trường.

- Là đầu mối phối hợp và đề cử người ở các đơn vị, cá nhân liên quan để giải quyết những khiếu nại, tố cáo, tranh chấp xảy ra trong và bên ngoài Trường.

- Cử nhân viên phục vụ của phòng vệ sinh khu Hiệu bộ, phục vụ nước uống cho các buổi tiếp khách của lãnh đạo Trường và các cuộc họp của Trường.

b) Công tác Tổ chức nhân sự

- Chủ trì việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong Trường; chủ trì xây dựng và thực hiện việc ban hành các qui chế, qui định của Trường.

- Nghiên cứu, đề xuất việc xây dựng bộ máy và đội ngũ làm việc phù hợp với tình hình phát triển của Trường theo từng giai đoạn. Đề xuất, xây dựng kế hoạch tuyển dụng; đề xuất việc và sử dụng, bố trí đội ngũ CB-GV-NV, bổ nhiệm cán bộ, điều chuyển công tác.

- Xác định các tiêu chuẩn, định mức lao động cho các vị trí, chức danh công tác trong toàn Trường, trên cơ sở đó xác định mức lương, thù lao, tiền công… đảm bảo tính hợp lý, công bằng về năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc. Theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động ở các đơn vị thuộc Trường.

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với CB-GV-NV: Đào tạo bồi dưỡng, chuyên môn, nghiệp vụ, thi chuyển ngạch, nâng ngạch công chức; nâng bậc lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

- Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảo hiểm xã hội, làm công tác thống kê, lưu trữ, bổ sung và nhận xét lý lịch hàng năm.

- Là thường trực Hội đồng tuyển dụng, xét lương, nâng ngạch, chuyển ngạch, kỷ luật CB-GV-NV.

- Quản lý công tác lao động - tiền lương. Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính và Công Đoàn Trường trong việc ban hành chế độ lao động ngoài giờ, thực hiện các chế độ phúc lợi.

- Phối hợp với các Khoa, Bộ môn, chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý khối lượng của đội ngũ cán bộ giảng dạy cơ hữu theo đúng qui định của Nhà trường.

c) Công tác bảo vệ an ninh - trật tự - an toàn PCCN

- Nghiên cứu quán triệt các qui định, chỉ thị, hướng dẫn của các cấp về công tác bảo vệ và vận dụng thích hợp với tình hình, đặc điểm của Trường. Sơ kết, tổng kết định kỳ công tác bảo vệ, an ninh, trật tự, đảm bảo an toàn, nắm vững tình hình và đề xuất các phương án giải quyết.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng các qui chế phòng gian, an toàn phòng cháy nổ, xây dựng nếp sống văn minh, bảo vệ tài sản, tài liệu, con dấu, tổng đài điện thoại, bảo vệ ở các kỳ thi quốc gia… Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong Trường chấp hành.

- Phối hợp với các đoàn thể quần chúng, các Phòng, Khoa, Ban…trong Trường để thường xuyên nhắc nhở cán bộ, nhân viên, sinh viên, học sinh nâng cao tinh thần cảnh giác, ý thức tổ chức kỷ luật, giữ gìn trật tự an ninh môi trường trường học an toàn.

- Xây dựng, huấn luyện, bồi dưỡng các đội chuyên trách hoặc bán chuyên trách của quần chúng trong Trường làm công tác trị an.

- Thực hiện nhiệm vụ trực cổng, tuần tra bảo vệ Trường. Kiểm tra người và phương tiện ra vào Trường.

- Quản lý chìa khóa các cổng ra vào Trường và các phòng làm việc, phòng học, phòng thí nghiệm.

- Đảm bảo an toàn tuyệt đối trong các ngày lễ, các cuộc hội họp, các buổi đón tiếp chuyên gia, khách nước ngoài, cán bộ cao cấp đến thăm Trường.

- Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng và hướng dẫn của cơ quan Công an, tiến hành theo dõi, phát hiện, thu thập tài liệu, chứng cứ và thực hiện các công việc điều tra khác đối với những hoạt động phạm pháp trong Trường.

- Phối hợp với cơ quan Công an hoặc trực tiếp bảo vệ hiện trường khi xảy ra vụ việc phạm pháp, bắt giải can phạm đến cơ quan Công an trong trường hợp phạm pháp quả tang.

- Khi cần thiết, được xét hỏi giấy tờ bất cứ ai vào hoặc đi lại trong phạm vi Trường. Trong trường hợp đuổi bắt kẻ gian, lực lượng bảo vệ được dùng vũ lực tự vệ để chống lại khi kẻ gian dùng vũ lực.

- Quan hệ chặt chẽ và thường xuyên với chính quyền, cơ quan Công an địa phương để phối hợp tốt công tác bảo vệ an ninh chung trong khu vực.

Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ an ninh đối với các cơ quan hữu quan theo qui định.

d) Công nghệ thông tin

- Tham mưu và giúp việc cho Ban giám hiệu về việc ứng dụng CNTT trong quản lý và đào tạo, quản lý và điều hành các lĩnh vực thuộc Công nghệ thông tin (CNTT) trong nhà Trường.

- Theo dõi và quản lý toàn bộ cổng thông tin điện tử, lập kế hoạch và đề ra giải pháp để phát triển CNTT cho nhà Trường, đảm bảo thông tin của nhà Trường được bảo vệ toàn vẹn trước các nguy cơ xâm nhập trái phép.

- Hỗ trợ các đơn vị trong việc truy suất cổng thông tin điện tử của nhà Trường, hỗ trợ nhà trường trong việc quản lý CNTT tại các cơ sở.

- Phối hợp với Phòng Tư vấn tuyển sinh và Truyền thông phát triển kênh truyền thông Website và diễn đàn giúp quảng bá thương hiệu của nhà Trường, tổ chức các sự kiện quảng bá tuyên truyền của nhà Trường trên kênh truyền thông, hỗ trợ kỹ thuật trong các đợt tư vấn tuyển sinh hàng năm.

e) Công tác Bồi dưỡng cán bộ và Pháp chế.

- Quy hoạch và định hướng xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ cho Nhà trường.

- Lên kế hoạch và tổ chức các lớp học tập, bồi dưỡng ngắn hạn, dài hạn cho CB-GV-NV, cập nhật các thông tin liên quan đến công tác học tập, bồi dưỡng dành cho CB -GV-NV tham khảo và trình lãnh đạo xem xét cử CBNV tham gia các lớp bồi dưỡng

- Hoàn thiện các hồ sơ tạo điều kiện cho việc học tập, bồi dưỡng của CB-GV-NV và tổng hợp tình hình thực hiện và kết quả của công tác học tập, bồi dưỡng.

- Tham gia các công việc liên quan đến pháp l‎ý, soạn thảo và cập nhật một số quy định, nội quy liên quan đến pháp chế.

 
 
14570288

Các tin khác