- Cách trình bày một báo cáo bằng Powerpoint
1.1. Về thiết kế
- Chọn màu nền sáng, chữ tối hoặc ngược lại để đảm bảo sự tương phản tối đa.
- Tránh dùng hiệu ứng bóng mờ.
1.2. Về font chữ
- Sử dụng font chữ không chân (ví dụ: Arial … ), tránh dùng font chữ lạ.
- Tránh dùng nhiều quá font chữ trong 1 báo cáo.
- Tiêu đề nên để ≥ 36 point;
- Đầu mục lớn nên để ≥ 32 point;
- Các mục còn lại nên để cỡ 24 point;
- Không nên dùng tất cả chữ hoa.
1.3. Về văn bản
- Một chủ đề được trình bày trên một slide.
- Tiêu đề mỗi slide cần được nổi bật.
- Mỗi slide không nên trình bày nhiều chữ ( chỉ khoảng 3 – 5 dòng ).
1.4. Về nội dung
- Nên có slide giới thiệu qua toàn bộ nội dung của báo cáo
- Bố cục các phần của báo cáo nên trình bày hợp lý, các phần không để quá dài hay quá ngắn so với các phần khác trong bài.
- Nội dung nên vắn tắt nhưng rõ ràng.
- Đưa biểu đồ, hình ảnh, clip minh họa phải hợp lý, liên quan đến vấn đề cần nói và giải thích được.
1.5. Về thời gian
- Nên trình bày báo cáo với tốc độ trung bình 1 slide/1 phút. Bài báo cáo được thuyết trình trong thời gian 15 - 20 phút.
1.6. Về định dạng tập tin
- Nên lưu báo cáo theo định dạng powerpoint show (đuôi mở rộng là pps)
2. Cách thuyết trình một báo cáo bằng Powerpoint
2.1. Về tư thế
- Không nên chỉ đứng một chỗ để thuyết trình từ đầu đến cuối;
- Lời nói rõ ràng, không nói nhỏ hay to quá, cách xưng hô lễ phép (VD: xưng em);
- Không nên thuyết trình như là đọc;
- Tư thế, cử chỉ thoải mái nhưng hợp lý;
- Luôn tạo cuốn hút cho người nghe vào vấn đề mình đang nói;
- Trong khi nói, nên hướng ánh mắt về phía người nghe và tốt nhất là nhìn thẳng vào mắt một vài người. Làm như vậy bạn sẽ tự tin hơn và người nghe cũng cảm thấy dễ chịu hơn;
- Không nên chỉ nhìn vào slide để đọc, điều đó sẽ gây ra tính thụ động, phụ thuộc vào slide dẫn đến không thể phát triển được ý tưởng và quên những vấn đề mình định nói, điều đó cũng làm mất cảm tình của người theo dõi.
2.2. Về nội dung thuyết trình
Bài nói chuyện dĩ nhiên bắt đầu bằng slide đầu tiên, thường là slide tựa đề. Không có qui ước nào đặt tựa đề bài nói chuyện, nhưng 3 thông tin quan trọng nhất cần phải có là:
- Tựa đề bài nói chuyện
- Tác giả và nơi làm việc
- Tên Cán bộ hướng dẫn
- Lời mở đầu: đây là phần dẫn nhập vào chủ đề của báo báo, có thể tùy theo cách trình bày của mỗi người nhưng chúng ta có thể dẫn nhập bằng tầm quan trọng, đặc điểm hay thuộc tính nổi bật của đối tượng, vấn đề sắp nói đến. Lời dẫn nhập có thể bắt đầu từ một lời giới thiệu, một câu hỏi,…
VD: Với chủ đề là “giới thiệu về Công ty Google” chúng ta có thể dẫn nhập như sau:
o Chúng ta biết đến Google như là một công cụ tìm kiếm trên internet phổ biến nhất hiện nay,…
o Chúng ta thử tưởng tượng nếu thế giới internet hiện nay không có các công cụ tìm kiếm thì sẽ như thế nào?....
o Hỏi thành viên trong lớp “Bạn hay làm gì khi muốn tìm kiếm thông tin trên internet?” và mong nhận được câu trả lời đúng vào vấn đề.
- Nội dung chính.
+ Nên giới thiệu qua toàn bộ nội dung mình sẽ nói (các đầu mục lớn trong bài).
+ Khi trình bày một mục nào thì cũng nên có phần dẫn nhập và khi chuyển sang nói phần khác thì cũng cần có phần chuyển tiếp. Một câu chuyển tiếp có thể vừa là để kết thúc đoạn trên, vừa để mở đầu đoạn tiếp theo. Nó có thể là một nhận định, một câu hỏi cho một vấn đề và để làm sáng tỏ nhận định hay trả lời câu hỏi đó thì chúng ta sẽ cần tìm hiểu vấn đề sẽ nói tiếp sau đây…Chẳng hạn là như vậy. Chúng ta có thể kết hợp với các từ nối, từ chuyển như “tiếp theo”, “vậy thì”,…
+ Bài thuyết trình có hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu minh họa thì cần phải giải thích qua.
- Phần kết thúc: cũng rất quan trọng, phần này sẽ có thể nói lại những vấn đề quan trọng nhất, những vấn đề mình quên chưa nói trong khi thuyết trình và câu kết thúc bài thuyết trình, hướng phát triển đề tài. Điều này sẽ làm bài thuyết trình được đánh giá tốt hơn.
|
